Las juntas juegan un papel importante en las empresas y la verdad es que sí son necesarias, pero ¿qué tan productivas pueden llegar a ser? A veces toda una serie de eventos lleva a alargar estas reuniones laborales o existen agentes externos que no permite a las personas enfocarse en lo que deberían y por lo tanto dejan de ser prácticas. Afortunadamente existen acciones que puedes realizar para mejorar la productividad en la sala de juntas.
A continuación te mencionamos algunos tips para tener un entorno adecuado y mejorar la efectividad de tus reuniones laborales.
- Iluminación y ventilación.
La luz natural es la mejor opción, aunque si somos realistas a veces no contamos con el espacio adecuado para una sala de juntas, ya que lo ideal es tener ventanales que permitan la entrada de luz y del aire. Está comprobado que un cuarto bien iluminado y ventilado mantendrá a las personas despejadas y a su vez esto les permitirá concentrarse mejor en la junta. En este punto nos extenderemos más porque comúnmente no prestamos atención a estos detalles que tienen un gran impacto en la efectividad de las reuniones de trabajo.
Si no existe la posibilidad o los recursos de incluir ventanas en la sala de juntas, asegúrate de que cuente con suficientes lámparas; te recomendamos aquellas con las que puedes modular la intensidad de la luz; son muy útiles cuando vas a proyectar una presentación.
En cuanto a la ventilación, la mejor opción es incluir un minisplit que mantenga la temperatura fresca y una ventilación adecuada. Estudios demuestran que aproximadamente de 23 a 25 grados centígrados es la temperatura ideal de una sala de juntas y en general de un lugar de trabajo, además es bien sabido que la forma más práctica de controlar el clima en una habitación es por medio de un aire acondicionado.
Imaginemos que estamos en una junta donde hace mucho calor, además de estar incómodos solo estaríamos pensando en salir cuanto antes de ahí, de igual forma si hiciera frío, estaríamos más enfocados en qué hacer para sentirnos cómodos. Sin duda alguna, las dos representan situaciones improductivas porque no estamos enfocados en lo que deberíamos. Por lo tanto, si controlas el clima de la sala de juntas también controlarás la efectividad de tu personal.
- Programación y Planeación.
Es importante que informes a los involucrados de la junta, mínimo con 3 días de anticipación. Te recomendamos realizarlo por correo electrónico y pedir que te confirmen la recepción del mismo. También es bueno mencionar el asunto de la junta y los puntos o temas que vas a tocar para que tu personal esté preparado y si tienen dudas o aportaciones respecto a esos temas las expongan ahí mismo.
- Presentación.
Asegúrate de tener listo todo lo que necesitas antes de llevar a cabo la junta y que todo funcione correctamente. Es muy frecuente que las juntas se retrasen por problemas con la conexión a internet o por la compatibilidad del proyector. Esto hace que pierdas la atención de los asistentes. Anota en un pizarrón la clave de Internet por si alguien la necesita y que no te interrumpan por este tipo de preguntas.
- Minuta.
Pide a alguien que lleve anotaciones sobre los puntos, conclusiones y acuerdos más importantes tratados en la junta. Es importante incluir fechas pactadas de entrega de resultados o de futuras reuniones. Manda la minuta a todos los que asistieron a la junta para que la tengan de respaldo. De esta esta manera podrás medir la efectividad de tu reunión y a su vez darle mejor seguimiento.
- Alimento.
Si así lo deseas, puedes incluir una barra de café con galletas o un poco de fruta y agua para tus asistentes. Si alguno tiene hambre no se distraerá pensando en eso. Puedes indicarles que sólo tendrán unos minutos antes de empezar para que después no se distraigan al estarse levantando.
Como puedes ver son pequeñas acciones que en verdad generan un gran cambio en la actitud, disposición y productividad de tu equipo de trabajo. Empieza por aplicar los tips que dependen de ti y posteriormente puedes trabajar con aquellos que impliquen considerar a más personas o recursos. Lo importante es empezar y ponerlos en práctica para tu próxima junta y compartirlos con tus colegas para que ellos también hagan más productivas y eficientes sus reuniones laborales.
